Idei előkészületek
Veletech kiállítást szervezni sokkal több vesződséggel, idegeskedéssel, bosszankodással, szívással, anyázással és alvásmentes éjszakákkal jár, mint ahogyan azt akár mi magunk is elképzeltük volna. A legapróbb részletekre is figyelni kell, semmi nem fog magától megtörténni, hiába dolgozott az építés ideje alatt egyszerre a helyszínen nagyjából 100 ember, ők nem fognak maguktól egy rendezvényt felépíteni. Csak akkor működik az egész, ha pontosan meg van határozva, hogy kicsoda, mikor, mit és hova tesz, épít, bont, ragaszt, emel, kötöz, fest, rögzít.
Amikor még csak a szőnyegek jelezték a standok helyét péntek délelőtt
Ráadásul az nyilván egy dolog, hogy nekünk van arról egy elképzelésünk, hogy miképp fog kinézni ez az egész. De ezt le kellett tolnunk a kiállítóink torkán is. Persze kisarkítom, ez sok esetben nem volt egy nehéz mutatvány, számos olyan cég van, akik már egy, kettő, vagy éppen öt évvel ezelőtt is velünk voltak, őket általában nem kellett győzködni. Megint lesz Veletech, jöttök? Persze. Ez így roppant egyszerű, csak sajnos ha végigpörgetjük magunkban, hogy az összesen 25 kiállító közül hány ilyen volt… talán a harmada… talán.
Úgy tippeltük, hogy kábé 400 szék fér majd a színpad elé. Az egészen pontosan így néz ki.
Mert közben viszont az a helyzet, hogy rengeteg esetben komoly küzdelem van a mögött, hogy aztán a látogatók azt látják, hogy milyen szép lett ez a stand. Mert lehet, hogy két hete még úgy volt, hogy nem hogy nem lesz szép, de egyáltalán nem lesz stand. Ez mondjuk még a jobbik eset, mert olyan is van, hogy ötvenkét ember ígéri meg hónapokkal a kiállítás előtt, hogy persze, ott lesz a mi cégünk is, aztán ahogy közeledik az időpont, úgy változik szép lassan a hozzáállás. Jaj, mégsem tudunk ekkora standot vinni. Jaj, mégsem lesz kiállítva ez és ez, mert még nem érkezett meg. Jaj, ha már úgy sem tudjuk kiállítani, akkor lehet, hogy elég lenne csak ha szórólapoznánk. Jaj, hát mégsem veszünk részt. Ugye nem baj?
De.
De baj. Mert akkor lehet áttervezni az egész alaprajzot, levenni a logókat, átgondolni, hogy ki jöhet helyette, nyilván a dolognak van egy anyagi oldala is, de tényleg az a legkevesebb. Mert a Veletech kiállításnak elsősorban az a célja, hogy egy helyen mutathassa meg a látogatóknak a teljes felhozatalt. Mi sokféle kompromisszumot kötünk évről-évre, hogy biztosíthassuk, hogy ott vannak a gyártók. Van, hogy megépítjük mi a standot, ha nincs rá más mód. Vagy biztosítunk hostesseket, ha esetleg ezen múlik a megjelenés. Sokszor közösen tervezzük meg egy kiállítóval, hogy hogyan érdemes berendeznie a standját, mit és hova tegyen. Ha valami első látásra megoldhatatlan akadály tornyosul, nekünk akkor sem derogál megemelni a telefont és felhívni a fő döntéshozót egy megoldási javaslattal. És ezek viszik el a legtöbb időt. Jövünk, nem jövünk, persze, hogy jövünk, ja, mégsem, ja, ti meg tudjátok ezt oldani? Akkor mégis jövünk és köszi, áh, nem, inkább még sincs erőforrásunk ilyesmire.
A HTC standja felülről. Az egyetlen gyártó, aki a legelső Mobile Meeting óta folyamatosan kiállítónk.
Ha a kedves olvasó kilátogatott egy idén a Millenárisra, de adott esetben hiányolt egy céget: nem rajtunk múlt. Trükkök százait vetettük be, hogy ott legyen mindenki. Ez néha kevés. És persze nem csak a nehézségekről akar szólni ez az anyag: évről-évre megismerkedünk olyan cégekkel és főleg olyan emberekkel, akikkel élmény együtt dolgozni. Sokakat kiemelhetnénk, de mivel már tavaly és 2012-ben is a Standbau építette a kiállítás falait (idén a szőnyegeket is), ezért egyszerűen nem hagyhatjuk ki őket egy összefoglalóból. Rugalmasak, gyorsak, precízek, szakszerűek. És ha én egyszer átadom nekik az alaprajzot, akkor mérget vehetek rá, hogy az pontosan úgy fog megépülni. Remekül tudtunk idén a Millenárissal is együttműködni, de a MEEX Agent és az Eseményszervezés.hu csapata is szenzációs volt, nekik köszönhetjük a technikát és a bútorok jelentős részét is.
A cikk még nem ért véget, kérlek, lapozz!
